Im Postfach landen immer die neuen Mails. Das Archiv ist zur Entlastung des Postfachs. Du schiebst also einfach die Mails vom Postfach ins Archiv und blendest das dann mit "schließen" aus. Brauchst du jetzt mal wieder alte Mails, dann gehst du über "Datei - öffnen - Outlook Datendatei" und blendest das Ding wieder ein.
Ich beschränk mich in der Erklärung jetzt mal da drauf

Gruß